1. Workflow Automation giúp tăng năng suất như thế nào?

1.1 Tự động hóa tác vụ lặp lại – Không còn cảnh "gõ phím đến rụng tay"

Những công việc như nhập liệu, gửi email nhắc nhở, tạo báo cáo hàng ngày đều có thể được tự động hóa dễ dàng bằng các công cụ như Zapier, Microsoft Power Automate, hoặc UiPath.

Ví dụ:

• Marketing: Hệ thống tự động gửi email chào mừng ngay khi khách hàng đăng ký trên website, thay vì nhân viên phải gửi thủ công từng cái.

• Nhân sự: Khi một nhân viên mới gia nhập công ty, hệ thống tự động cấp tài khoản email, gửi tài liệu onboarding và tạo lịch đào tạo mà không cần sự can thiệp của HR.

Case Study – Coca-Cola: Coca-Cola đã triển khai robot phần mềm (RPA) để xử lý hóa đơn tự động, giúp tiết kiệm hơn 6.500 giờ làm việc mỗi năm, giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 1%.

1.2 Loại bỏ sai sót trong quy trình vận hành – "Con người quên, nhưng máy móc thì không!"

Sai sót trong nhập liệu, quên gửi email quan trọng, hoặc xử lý yêu cầu khách hàng chậm trễ đều là những vấn đề phổ biến khi vận hành thủ công. Với workflow automation, mọi thứ được lên lịch và thực hiện chính xác đến từng mili-giây.

Ví dụ:

• Tài chính – Kế toán: Một hệ thống ERP có thể tự động đối chiếu số dư ngân hàng với sổ sách kế toán mỗi ngày, giảm thiểu sai sót.

• Chăm sóc khách hàng: Khi khách hàng gửi yêu cầu, hệ thống tự động phân loại mức độ ưu tiên và gán cho nhân viên phụ trách phù hợp.

Case Study – Ngân hàng DBS Singapore: DBS đã áp dụng AI và automation để phân loại và xử lý các yêu cầu dịch vụ khách hàng, giúp giảm 42% thời gian xử lý khiếu nại và tăng mức độ hài lòng lên 92%.

1.3 Tăng tốc độ phản hồi và xử lý công việc – "Nhanh hơn, mạnh hơn, thông minh hơn!"

Trong kinh doanh, tốc độ quyết định tất cả. Workflow automation giúp các công việc được thực hiện ngay lập tức thay vì chờ đợi nhân sự xử lý.

Ví dụ:

• Sales: Khi khách hàng điền form đăng ký trên website, hệ thống tự động tạo deal trong CRM (Salesforce, HubSpot) và gửi thông báo đến nhân viên sales phụ trách.

• Hỗ trợ IT: Một chatbot AI có thể tự động xử lý 80% các yêu cầu hỗ trợ nội bộ (reset password, cấp quyền truy cập…) mà không cần đến nhân viên IT.

1.4 Cải thiện phối hợp giữa các bộ phận – "Hết cảnh gửi file qua lại như đánh cầu lông"

Trong một doanh nghiệp, việc phối hợp giữa các phòng ban thường rất chậm chạp vì thiếu thông tin đồng bộ. Với automation, mọi dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực trên một nền tảng chung, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn.

Ví dụ: Khi bộ phận Sales cập nhật trạng thái khách hàng tiềm năng trong CRM, bộ phận Marketing sẽ tự động kích hoạt chiến dịch email tiếp thị phù hợp mà không cần trao đổi thủ công.

1.5 Tối ưu tài nguyên và chi phí vận hành – "Bớt người, bớt lỗi, bớt tốn tiền!"

Automation không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp cắt giảm chi phí nhân sự và vận hành. Thay vì thuê thêm người để xử lý công việc lặp lại, doanh nghiệp có thể dùng công nghệ để làm điều đó với chi phí thấp hơn rất nhiều.

Case Study – Siemens: Siemens đã áp dụng workflow automation để xử lý các đơn hàng tự động, giúp giảm 40% chi phí vận hành và tăng tốc độ xử lý đơn hàng lên gấp đôi.

2. Kết luận: Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Nếu bạn muốn tăng năng suất mà không cần tăng nhân sự, Workflow Automation chính là chìa khóa. Nhưng bắt đầu từ đâu?

2.1 Xác định các quy trình tốn thời gian nhất

Bắt đầu từ những công việc lặp đi lặp lại mà nhân viên mất nhiều thời gian để thực hiện.

2.2 Chọn công cụ phù hợp

• Zapier, Make (Integromat) – Kết nối ứng dụng và tự động hóa tác vụ.

• Microsoft Power Automate – Tự động hóa quy trình trong hệ sinh thái Microsoft.

• UiPath, Automation Anywhere – RPA cho doanh nghiệp lớn.

Liên hệ Datalize để tư vấn ngay!

2.3 Thử nghiệm và tối ưu hóa liên tục

Automation không phải là cài đặt một lần rồi bỏ đó. Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi, tối ưu và điều chỉnh để đạt hiệu suất tốt nhất.

Tự động hóa không lấy đi việc làm, mà giúp con người tập trung vào công việc giá trị cao hơn. Nếu bạn muốn tư vấn về xây dựng quy trình làm việc tự động hoá, liên hệ Datalize ngay hôm nay!

Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên kế toán trong một công ty vừa và nhỏ. Mỗi sáng, bạn mở email và nhận được hàng tá hóa đơn từ nhà cung cấp. Công việc của bạn? Nhập từng con số vào hệ thống, kiểm tra từng dòng dữ liệu, gửi báo cáo cho sếp rồi… làm lại y như vậy vào ngày hôm sau.

Thực tế, không chỉ riêng kế toán, mà nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cũng đang mắc kẹt trong những vòng lặp vô tận của công việc thủ công. Theo McKinsey, một nhân viên văn phòng trung bình dành tới 60% thời gian cho các tác vụ có thể tự động hóa. Điều này đồng nghĩa với việc họ chỉ có 40% thời gian thực sự tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Vậy, giải pháp là gì? Workflow Automation (Tự động hóa quy trình làm việc) chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp cắt giảm thời gian lãng phí, tối ưu năng suất và vận hành trơn tru hơn bao giờ hết.