HỆ THỐNG BÁO CÁO BUSINESS INTELLIGENCE NGON-BỔ-RẺ

KINH NGHIỆM XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ (BUSINESS INTELLIGENCE) CHO TECH START-UP/SMEs đến ENTERPRISE BẰNG HỆ THỐNG BI OPEN SOURCE (FREE)

PHẦN 1: START-UP/SMEs

1. Vai trò của BI theo kinh nghiệm thực tế tại Tech Company

Sang năm thứ 8 từ lúc ra trường, ngoài 1-2 năm đầu mình đi làm đúng chuyên ngành học là Kế toán-Kiểm toán ở Viettel -> Toyota VN. Từ năm thứ 2 thì bắt đầu có cơ hội được chuyển sang những công việc liên quan tới IT từ đơn vị tư vấn triển khai như FPT (chuyên mảng ERP & BI tích hợp cùng ERP) là nền tảng để có cơ hội lên làm quản lý trong lĩnh vực FinTech (Thanh toán điện tử) có cơ làm nhiều với BI, Operations (bao gồm Sales Support, Finance & Accounting, HR, Customer Support -> vì chuyên về start-up mà nên được cover nhiều mảng) từ năm thứ 4 đến giờ.

Được cái BI & Operations mà kết hợp thì cực kỳ tốt vì về Tech company nói chung hay FinTech nói riêng output chính của từng nghiệp vụ người dùng/internal staffs có DATA là chính (VD: data giao dịch, event log các thao tác người dùng và đối tác...) kết hợp BI là nền tảng giải quyết hầu hết các nghiệp vụ của các team Ops sau này (Data-driven -> không có thì các team Ops làm việc riêng việc tổng hợp data đã là bất tiện chưa kể đến việc xử lý thô). 3 đơn vị mình được trực tiếp xây dựng và phát triển hệ thống BI cũng chính là 3 Product Tech Company mình có cơ hội làm việc tới giờ là True Money (Thanh toán điện tử), Zotahome (PropTech), Momo (Ví điện tử) với các vai trò Manager, Head, COO riêng với Momo giai đoạn mình tham gia thì đã vươn mình thành Unicorn rồi nên hệ thống BI (Data Platform) có team chuyên biệt xây dựng và phát triển từ trước đó khá lâu.

--> vậy BI là gì? (tham khảo bài viết về phân biệt role BI: https://dovankha.com/bi)

2. Xây dựng hệ thống BI như thế nào?

Đầu tiên là cần đi qua cấu trúc các hệ thống BI bên dưới

Model 1: Cấu trúc hệ thống BI đầy đủ

Model 2: Cấu trúc hệ thống BI lược giản có thể áp dụng cho các đơn vị START-UP/SMEs

Model 3: Cấu trúc hệ thống BI...mì ăn liền -> dễ ảnh hưởng tới performance nghiệp vụ của người dùng

Để mô tả về 3 cấu trúc BI trên thì có thể liên tưởng tới phần mềm Microsoft Excel/Google Sheet mà hầu hết dân văn phòng vẫn thường dùng thì phần OPERATIONAL DATA/Production DB giống như các sheet Excel (table) trên 1 file Excel (1 data base cho ứng dụng phần mềm nào đó) -> 1 database thì có nhiều table khác nhau để chứa các thông tin nghiệp vụ khác nhau và trong mỗi sheet Excel có 1 hoặc nhiều cột thông tin (fields) . Database, Table, Field được define và xây dựng bởi team gồm IT Business Analyst/Product Owner/Developer trong giai đoạn phát triển phần mềm.

Phần ANALYTICS DATABASE/Replica DB (Model 1&2) tương ứng như tập 1 hoặc nhiều file Excel như file Excel gốc hoặc là file đã được xử lý qua để có các dữ liệu cần cho từng loại báo cáo (hạn chế được sử dụng 100% dữ liệu từ event các nghiệp vụ dẫn đến tốn dung lượng và tốn tài nguyên).

Phần Reporting/BI/Data Analysis (Model 1&2&3) chính là các sheet chứa dữ liệu sau khi kết hợp 1 hoặc nhiều dữ liệu ở phần ANALYTICS DATABASE/Replica DB bằng các logic/thuật toán (ngôn ngữ chính thực hiện là SQL cũng bao gồm các câu lệnh tương ứng với các hàm thực hiện trên Excel).

PHẦN 2: HỆ THỐNG BUSINESS INTELLIGENCE NGON - BỔ - RẺ cho START-UP/SMEs

Cộng đồng open source có khá nhiều hệ thống BI free mà 1 start-up mới có thể chọn và triển khai, về cách triển khai thì cũng không quá phức tạp -> cần nhờ adminitrator các hệ thống phần mềm để setup/configure kết nối các DB với ứng dụng BI.

Xây dựng hệ thống các báo cáo BI

Phần này chắc chắn là phần tay to nhất và cũng cần người thực hiện (BI Developer/BI Analyst) cần hiểu rất rõ về yêu cầu báo cáo thống kê/phân tích của từng team kết hợp với kỹ năng xử lý dữ liệu bằng SQL/Excel để đưa ra được các báo cáo đầu ra chính xác. Điểm mặt một số báo cáo của các team trong quá trình vận hành như sau (theo đặc thù ngành thì các loại báo cáo sẽ khác nhau):

Sales & Marketing: Funnel reports tương ứng các events từng campaign theo các điểm chạm/nghiệp vụ của người dùng, Life time value report, revenue & COGS...

Operation: Stock, Event performance funnel (số fail/success theo từng event trên hệ thống)...

Finance & Accounting: Stock, Balance movement -> đối soát và thanh toán cho đối tác, người dùng...

Bài viết điểm qua các bước cơ bản để xây dựng một hệ thống BI cho SMEs, với các đơn vị quy mô lớn thì hệ thống sẽ phức tạp hơn, mình sẽ chia sẻ ở một bài viết khác với sâu hơn ở một số khía cạnh. Các cao thủ xem có gì bổ sung giúp ạ.